MANAJEMEN PERKANTORAN

Halo sahabat, kali ini kita akan membahas materi tentang manajemen perkantoran. Kalau tidak salah ini materi untuk siswa SMK jurusan Perkantoran. Mari kita simak bersama-sama

Pengertian Manajemen Perkantoran 

Manajemen perkantoran dikutipkan dalam beberapa rumusan dari 

George R. Terry :Manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan pengorganosaslan pekerjaan perkantoran, serta oenggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan.

Baca Juga :

Pola Administrasi Perpustakaan 

William Leffingwell dan Edwin Robinson :Manajemen perkantoran sebagai suatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, bilamana dan dimanapun pekerjaan harus dilakukan.

Millis Geoffrey : Manajemen kantor adalah seni membimbing personil kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan.

Aspek-Aspek Manajemen Perkantoran

Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yang meliputi rangkaian aktivitas antara lain:

• Manajemen dan pengarahan
• Tata laksana/penyelenggaraan
• Pelaksana secara efisien
• Manajemen
• Pengawasan
• Pengendalian dan pengawasan
• Pengarahan dan pengawasan
• Pengarahan
• Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian

Faktor-faktor menurut Edwin Robinson menyebutkan :

• Pegawai
• Material perlengkapan
• Persayaratan
• Metode

Sedangkan fungsi-fungsi yang terkait lainnya menurut H.Mac Donald (office management) bertalian dengan 6 hal yaitu :

• Kepegawaian perkantoran (office personel)
• Metode perkantoran (office methods)
• Perlengkapan perkantoran (office equipment)
• Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor)
• Biaya perkantoran (office costs)
• Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies)

Perincian selengkapnya mengenai cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran oleh Charles O Libbey meliputi :

• ruang perkantoran (office space)
• komunikasi (communications)
• kepegawaian kantor (office personnel)
• perabotan danperlengkapan kantor (furniture and equipment)
• peralatan dan mesin (appliance and machine)
• perbekalan dan alat tulis (supplies and stationery)
• metode (methods)
• tata warkat (records)
• kontrol pejabat pimpinan (executive controls)

Tujuan

Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, yaitu :

• Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien
• Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.
• Membantu perusahaan memelihara persaingan.
• Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat
• Membuat catatan dengan biaya minimal

Kegiatan

Kegiatan manajemen administrasi antara lain :

• Pengadministrasian seluruh kegiatan
• Menginventarisasi peralatan kantor
• Penyediaan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan manajemen.
• Melakukan pengasrsipan data sehingga mudah untuk diakses oleh yang membutuhkan.

Segi-Segi Manajemen Perkantoran

      Segi Tujuannya

Dalam pembentukan sebuah kantor sangat penting menilai dan menentukan tujuan kantor.

      Segi Pengorganisasian

Penyusunan tenaga kerja dan pembagian tugas-tugas tenaga kerja tersebut. Mis : karyawan pegawai ® staf ® manajer

      Segi Kepegawaian

Yang berhubungan dengan perusahaan tenaga kerja, penempatan, latihan, kenaikan pangkat,dan pemberhentian tenaga kerja

      Segi Metode / prosedur

Suatu sistem urutan pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan bagaimana, dimana pekerjaan tersebut dilaksanakan.

      Segi Mesin-Mesin dan Perlengkapan

Mesin-mesin dan semua benda-benda atau barang mati yang dipergunakan dalam kantor-kantor untuk membantu atau mempermudahpelaksanaan pekerjaan.

      Segi Lingkungan

Lingkungan gedung kantor dan kondisi-kondisi fisik dalam gedung.

      Tugas seorang manajer kantor adalah mengawasi kantor untuk mencapai tujuannya dan memberikan pengarahan-pengarahan kepada para bawahannya.

Tugas-Tugas Pokok Manajer

1.      Memberi instruksi untuk melaksanakan pekerjaan.

2.      Mengawasi pegawai-pegawai dalam melaksanakan tugasnya

3.      Melatih pegawai-pegawai untuk melaksanakan tugasnya.

4.      Mengembangkan metode-metode baru untuk melaksanakan pekerjaan.

Tugas Manajer Kantor Dalam Hubungannya Dengan Bawahan

1.      Mendamaikan perselisihan-perselisihan bawahan / perorangan .

2.      Memelihara disiplin, memberi ujian atau memberi celaan jika perlu.

3.      Memelihara hubungan antar manusia yang baik dengan bawahan.

4.      Jika perlu memberi hutang.

Tugas Manajer Kantor Dalam Hubungannya Dengan Atasan

1.      Menerima tanggung jawab atas pekerjaan kantor dengan para atasan

2.      Bekerja sama dengan pengawas-pengawas lainnya

3.      Mengijinkan dan menolak permintaan para pegawai.

4.      Melaksanakan kebijaksanaan-kebijaksanaan terhadap lingkunagn kantor.

Lingkungan Kantor

Lingkungan kantor terdiri dari gedung kantornya, perkakas atau perabot, tata ruang kantor, dan kondisi-kondisi fisik dari kantor tersebut dimana pegawai-pegawai melaksanakan pekerjaan.

Kondisi-kondisi fisik disini maksudnya adalah kondisi diluar gedung mis : puskesmas, kantin dan lain sebagainya.

Syarat-Syarat Pendirian Kantor

1.      Letak : Dekat dengan pengangkutan, fasilitas-fasilitas bank, kantor pos, pasar, rumah makan dan konsumen.

2.      Kepatutan : Ukuran luas atau besarnya gedung kantor dan lahanya kalau bisa luas.

3.      Pertimbangan-pertimbangan tentang biaya : Biaya pemeliharaan, biaya penggantian-penggantian dari gedung lama.

4.      Faktor-faktor fisik : Eskalator, lif, alat pemanas, dan penerangan.

Keuntungan-Keuntungan Perusahaan Jika Didirikan Sesuai Dengan Syarat

1.      Biaya biaya gedung yang lebih murah.

2.      Udara yang lebih bersih dan biaya pemeliharaan yang lebih murah.

3.      Fasilitas-fasilitas pengangkutan yang lebih baik.

4.      Ruang dapat diperluas.

Kantor Yang Bersifat Terbuka

Terbuka disini maksudnya suatu ruangan yang terbesar dimana beberapa seksi saling kerjasama sehingga bisa saling mengikat.

KEUNTUNGAN KANTOR BERSIFAT TERBUKA

1.      Pengawasan yang bisa dipantau dalam satu ruang.

2.      Penghematan dalam luas pantai

3.      Penempatan dan pengguruan mesin-pmesin dan perlengkapan yang baik.

4.      Penghematan dalam penerangan.

Kerugian Kantor Terbuka

1.      Suasana yang ada tidak berhubungan dengan orang perorangan.

2.      Suasana gaduh ( berisik)

3.      Mendorong kondisi-konsdisi yang ramai

4.      Bingung karena teman-teman atau tamu-tamu

Perabot-Perabot Kantor

Di dalam membeli perabot-perabot kantor harus diperhitungkan faktor-faktor berikut :

1.      Harus menghemat ruang lantai

2.      Harus fungsionir dengan pekerjaan yang dilakukan

3.      Tidak begitu berat agar mudah dipindah-pindahkan

4.      Perabot itu sebaiknya berupa logam-logam agar terhindar dari bahaya-bahaya kebakaran.

Prosedur-Prosedur Pekerjaan Perkantoran

Prosedur perkantoran adalah sistem-sistem perkantoran atau urutan-urutan dari pada langkah-langkah pelaksanaan –pelaksanaan pekerjaan kantor di dalam mana pekerjaan itu dilakukan dan berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya dimana dan siapa yang melakukannya.

Pentinganya sistem perkantoran karena :

1.      Membuat pekerjaan kantor menjadi lebih lancar

2.      Memberikan pengawasan yang lebih baik melalui pengarahan.

3.      Membuat koordinasi yang lebih baik diantara bagian-bagian yang berbeda.

4.      Dalam melaksanakan pekerjaan dengan formulir-formulir perkantoran dan alat-alat pekerjaan tata usaha yang sangat penting

Prinsip-Prinsip Pada Sistem Perkantoran

1.      Sistem-sistem perkantoran hendaknya sederhana sehingga mempermudah pengawasan.

2.      Spesialisasi hendaknya dipergunakan sebaik-baiknya.

3.      Mencegah kekembaran pekerjaan terutama pada formulir-formulir.

4.       Sistem-sistem hendaknya flekdsibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi-kondisi yang berubah.

5.      Pembagian tugas-tugas yang tepat.

6.      Penggunaan mesin-mesin perkantoran yang sebaik-baiknya.

7.       Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai yang seminim-minimnya.

Buku Pedoman Kantor Sebagai Buku Pedoman Pekerjaan

Buku pedoman kantor memuat antara lain :

1.      Garis-garis besar organisasi yanitu tugas-tugas tiap-tiap jabatan.

2.      Metode-metode yang berhubungan dengan pekerjaan.

3.       Formulir-formulir yang digunakan dengan cara penggunaanya.

4.      Instruksi-instruksi tentang bagaimana menggunakan buku pedoman tersebut.

Keuntungan Buku Pedoman Kantor

1.      Buku pedoman kantor mempermudah pengawasan

2.      Buku pedoman kantor membantu pembagian pekerjaan yang adil.

3.      Buku pedoman kantor membantu dalam latihan pegawai-pegawai.

Kerugian-Kerugian Penggunaan Buku Pedoman Kantor

1.      Prosedur-prosedur tidak lebih baik dari prosdur-prosedur yang tertulis.

2.       Isi pekerjaan pada jabatan-jabatan selalu berubah.

3.      Menyiapkan buku pedoman memakan waktu yang lama dan sering tidak berlaku lagi.

4.      Buku pedoman kantor dapat mematikan inisiatif pegawai-pegawai.

Bagan-Bagan Pekerjaan

Tujuan bagan pekerjaan adalah untuk melukiskan suatu sistem atau aliran pekerjaan dalam suatu cara yang sederhana sehingga dapat dengan mudah dimengerti.

Macam-Macam Bagan Pekerjaan

1.      Bagan analisa pekerjaan

2.      Bagan aliran dan distribusi pekerjaan

3.       Bagan diagram digerakkan

4.      bagan operasi

Tujuan Dari Bagan-Bagan

1.      Bertujuan untuk membuat ikhtisar ikhtisar tentang pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan.

2.      Memberikan urutan dan waktu-waktu yang dipergunakan untuk masing-masing pelaksanaan pekerjaan.

3.      Untuk menunjukan bagaimana formulir –formulir perkantoran berpindah dari satu bagan ke bagan lain.

4.       Untuk menunjukan penggunaan mesin dan orang yang menggunakan mesin-mesin tersebut.

Pengorganisasian Kantor

Organisasi adalah wadah sekelompok norang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan.

Alasan-alasan pendirian organisasi kantor yaitu :

1.      Organisasi mengandung delegasi dari pada tugas-tugasnya

2.      Organisasi mempengaruhi koordinasi

3.      Organisasi menentukan tanggung jawab dari jabatan-jabatan perorangan

4.      Organisasi mempengaruhi motivasi dan semangat kerja para pegawai.

Prinsip-Prinsip Organisasi Kantor

1.      Harus ada garis-garis otoritas yang jelas dari bagian puncak sampai bagian yang terbawah.

2.      Otoritas harus dihubungkan dengan tanggung jawab

3.      Pengawasan pusat dan desentralisasi yang maksimum

4.      Menjamin adanya garis-garis komunikasi yang baik secara mendatar maupun vertikal.

Sentralisasi adalah titik berat pada pengawasan dari pusat yang dinyatakan dengan instruksi-instruksi secara terperinci dari kantor pusat mengenai pekerjaan-pekerjaan yang terpusat.

Desentralisasi adalah pekerjaan –pekerjaan yang dilakukan dalam unit-unit atau bagian-bagian . keduanya harus dikerjakan.

Keuntungan Dari Sistem Sentralisi

1. Pengawasan administrasi yang lebih baik.
2. Pengawasan dapat sesuai dengan standart
3. Fleksibilitas yang lebih besar dalam penggunaan tenaga kerja.
4. Beban-beban maksimum dapat dikendalikan dengan mudah.

Kerugian Dari Sistem Sentralisasi

1. Pengawasan yang terlalu ketat dapat mengakibatkan pegawai tidak mempunyai motivasi
2. Adanya birokrasi yang panjang.
3. Pengawasan yang terlalu jauh adalah tidak baik.

Pedoman-Pedoman Tentan Tujuan Organisasi

1. Perumusan tentang tujuan organisasi secara jelas. Tujuan harus diketahui secara pasti, harus dirum,uskan dengan jelas dan secara tertulis.

2. Pemeliharaan kesatuan tujuan organisasi . Setiap organisasi sebagai suatu kebulatan dan masing-masing satuan dalam lingkungan harus mengarah kepada tercapainya tujuan organisasi yang tunggal

3. Pengutamaan tujuan organisasi Tujuan organisasi harus diutamakan dari tujuan pribadi masing-masing anggota organisasi tersebut.

Bagan Organisasi

Bagan organisasi adalah suatu upaya dengan tulisan atau lisan untuk menunjukan tingkatan organisasi.

Menurut Keith Davis ada 6 bentuk struktur organisasi yaitu :

1. Bentuk Vertikal
2. Bentuk horizontal
3. Bentuk circular
4. Bentuk semi Sircular
5. Bentuk Elliptical
6. Bentuk Invented Piramid ( Piramida terbalik)

Tipe-Tipe Organisasi

Tipe organisasi ada 4 macam yaitu :

1. Tipe organisasi garis atau line yaitu bentuk / struktur organisasi yang paling tua dan paling sederhana diciptakan oleh Henry Fayol.

Ciri-ciri tipe organisasi garis ini adalah

o Organisasi masih kecil

o Jumlah karyawan sedikit

o Spesialisasi kerja masih kecil

Keuntungannya adalah :

o Mudah dimengerti dan dilaksanakan

o Ada bagian kekuasaan dan tanggung jawab yang jelas

o Merupakan jenis organisasi yang stabil

o Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat

o Solidaritas karyawan yang tinggi karenan saling mengenal

Kerugiannya adalah :

o Seluruh orang terlalu bergantung pada satu orang

o Bersifat otokratis dan dapat menjadi diktatoris

o Kesempatan karyawan untuk berkembang sangat terbatas

o Sulit dilaksanakan dalam suatu organisasi yang besar

2. Tipe organisasi Fungsional

Tipe ini diciptakan oleh F.W.Taylor . Dalam tipe ini ada pimpinan yang mempunyai bawahan yang jelas sebab setiap atasan berwenang memberi komando kepada setiap bawahan sepanjang ada hubungannya dengan fungsi atasan tersebut.

Keuntungan Tipe ini adalah :

o Dapat diperolejh manfaat yang sebesar-besarnya dari para ahli

o Ada koordinasi yang baik

o Memudahkan dalam pengawasan

Kerugian tipe ini adalah :

o Banyak mengeluarkan biaya tambahan

o Kekembaran kekuasaan dapat menimbulkan perselisihan / konflik

o Pandangan para pekerja yang merasa terlalu banyak atasan.

3.Tipe organisasi Garis dan Staf

Tipe ini merupakan gabungan dari tipe garis dan fungsional, sehingga menyebar struktur orgasnisasi tersebut.

4. Tipe Organisasi Fungsional dan Staf

Tipe ini adalah perpaduan antara tipe orrganisasi garis, fungsional dan staf.

Demikianlah pembahasan materi tentang manajemen perkantoran kali ini, semoga semakin memberi pemahaman kepada kita tentang apa itu manajemen perkantoran. Terimakasih sudah membaca artikel ini, semoga bermanfaat.

Dari Berbagai Sumber