Perlengkapan dan Peralatan Kantor

 

Halo sahabat pelajar dan pengajar, kali ini kita akan membahas tentang perlengkapan kantor, mari kita simak bersama-sama. 

Dalam mengerjakan tugasnya pegawai kantor membutuhkan perlengkapan yang akan membantunya mempercepat menyelesaikan pekerjaan. Oleh karena itu, sebuah kantor harus meyediakan perlengkapan yang dibutuhkan oleh karyawannya. Dalam penyebutannya, ada yang menyebut dengan peralatan kantor, ada juga yang menyebutnya perlengkapan kantor, lalu mana yang benar? 

Untuk membedakan penyebutan mana yang disebut peralatan kantor dan mana perlengkapan kantor berdasarkan sifat pemakaiannya. Jika suatu barang tersebut pemakaiannya dalam jangka waktu yang lama, maka disebut peralatan kantor contohnya komputer, telepon, dan lain sebagainya. Sebaliknya, jika suatu barang tersebut pemakaiannya dalam jangka waktu yang sebentar atau habis pakai, maka disebut perlengakapan kantor contohnya pensil, pulpen, dan lain sebagainya. Berikut ini perlengkapan yang sering dibutuhkan karyawan dalam sebuah kantor. 

1      Kertas

Kertas dibutuhkan oleh karyawan kantor untuk menulis dokumen dan mencetak dokumen. Kertas yang umumnya digunakan untuk keperluan kantor adalah jenis HVS. Kertas ini terbuat dari pulp atau bubur kertas, bukan dari serat kayu itulah sebetulnya kepanjangan dari HVS yaitu houtvrij schrijfpapier berasal dari belanda yang bermakna kertas tanpa serat kayu. Kertas ini mempunyai berbagai ukuran dan berat, namun yang umumnya dipakai ukuran A4 dan F4 sedangkan berat yang umum dipakai 70 dan 80 gsm.

Kertas A4 memiliki ukuran 210 x 297 mm atau jika dalam centi meter menjadi 21 x 29,7 cm atau jika dalam inchi menjadi 8, 27 x 11, 69 inchi.

Kertas F4 memiliki ukuran 210 x 330 mm atau jika dalam centi meter menjadi 21 x 33 cm atau jika dalam inchi menjadi 8, 27 x 12, 99 inchi.

2      Pensil

Pensil dibutuhkan oleh karyawan kantor untuk menulis atau bisa juga untuk keperluan menggambar. Untuk mendapatkan pensil yang berkualitas bagus dan nyaman ketika digunakan maka perlu memperhatikan hal-hal berikut ini. Pensil berkualitas biasanya sudah dimiliki oleh merk terkenal, namun bukan berarti pensil yang bukan merk terkenal tidak bagus. Untuk mengetahui suatu pensil bagus atau tidak tentu saja dengan mencobanya. Pensil yang bagus terbuat dari kayu yang tidak mudah patah, begitu juga dengan isi pensilnya tidak mudah patah.  Namun karena tindakan ini berisiko kerugian yang berujung kekecewaan banyak orang enggan melakukannnya.

Sedangkan untuk mendapatkan pensil yang nyaman digunakan dengan memperhatikan bentuk pensil tersebut. Pensil yang nyaman digunakan memiliki bentuk yang simetris, oleh karena itu hindari pensil yang memiliki banyak lekukan. Selain itu, pensil yang nyaman digunakan juga memiliki diameter dan panjang yang sesuai dengan ukuran tangan. Dimater yang terlalu besar dan terlalu pendek akan membuat pensil tersebut tidak nyaman ketika digunakan. 

3      Pulpen

Pulpen dibutuhkan oleh karyawan kantor untuk menulis atau membubuhkan tanda tangan pada dokumen. Untuk mendapatkan hasil goresan pulpen yang sesuai dengan yang diinginkan, maka perlu mengetahui jenis-jenis tinta pulpen. 

·        Jika ingin menghasilkan tulisan yang indah maka pilihlah pulpen dengan tinta berbasis air atau aqueous. Pulpen yang menggunakan jenis tinta ini akan menghasilkan goresan yang halus serta warna yang jelas, penggunaannya pun tak perlu dengan tekanan yang kuat. Selain itu tinta berbasis air juga tidak meninggalkan noda.

·        Jika ingin menulis dokumen dengan tujuan akan disimpan dalam jangka waktu yang lama maka pilihlah pulpen dengan tinta yang berbasis minyak. Goresan tinta berbasis minyak tidak mudah merembes ke belakang kertas.

·        Jika ingin menghasilkan goresan yang berwarna-warni pilihlah pulpen yang menggunakan tinta gel. Goresan tinta gel selain halus juga tahan lama ditambah lagi dengan persediaan warnanya yang banyak.

4      Tipe-X

Tipe-X dibutuhkan oleh karyawan kantor untuk menghapus tulisan pulpen yang salah atau hasil cetakan dokumen yang salah. Tipe-X keluaran pertama adalah tipe-x yang berbahan cair, namun sekarang ada tipe-x yang seperti pita. Kelebihannya tentu saja tidak belepotan seperti tipe-x yang berbahan cair. 

Jika menggunakan tipe-x pita pastikan lebarnya sesuai dengan lebar karakter, tidak terlalu kecil sehingga tidak menutupi karakter yang ingin dihapus atau terlalu besar yang mengakibatkan tulisan lain tertutupi sehingga susah untuk dibaca. Pastikan juga bentuk tipe-x yang digunakan nyaman untuk digenggam. Agar lebih ekonomis pilihlah tipe-x yang bisa diisi ulang. 

5      Penjepit Kertas

Penjepit kertas atau paper clip dibutuhkan oleh karyawan kantor untuk menyatukan lembaran-lembaran kertas untuk keperluan tertentu. Berdasarkan bahan pembuatannnya ada paper clip yang terbuat dari logam, dari plastik, ada juga yang terbuat dari kertas. Penjepit kertas memiliki beberapa jenis, diantaranya : 

·        Penjepit kertas yang difungsikan untuk menyatukan dokumen yang tipis disebut gem clip. Bentuknya kecil dan memiliki aneka warna yang mencolok dipandang mata agar mudah ditemukan jika tercecer sekaligus bisa menandai pengelompokan dokumen tertentu.

·        Penjepit kertas yang difungsikan untuk menyatukan dokumen yang tebal disebut dengan binder clip. Binder clip pada umumnya berwarna hitam, namun ada juga yang berwarna-warni.  Ada juga yang memiliki fungsi yang sama dengan binder clip namun tidak meninggalkan bekas namanya power clip. 

6      Tinta Printer

Tinta printer dibutuhkan oleh karyawan kantor unuk mengis kembali tinta mesin printer yang sudah habis. Untuk mendapatkan tinta printer yang berkualitas, berikut tipsnya:

·        Pertama, pastikan merk tinta sesuai dengan merk printer. Misalnya printer canon maka belilah tinta yang diperuntukkan untuk printer canon. Jangan mengambil resiko mengambil merk tinta yang berbeda dengan printernya karena kemungkinan terlalu encer atau kental bisa merusak printer.

·        Kedua, jangan tergiur dengan harga yang murah karena tinta yang original sudah memiliki harga standar. Oleh karena itu jika ada yang menawarkan tinta dengan harga murah maka perlu diwaspadai.

·        Ketiga, jika bingung mencari tinta yang sesuai dengan printer yang digunakan jangan ragu untuk bertanya kepada penjual. Penjual yang berpengalaman sudah tahu mana tinta yang sesuai dengan printer dengan merk tertentu. 

7      Flashdisk dan Eksternal Hardisk

Flashdisk dan eksternal hardisk dibutuhkan oleh karyawan kantor untuk menyimpan data juga untuk memindahkan data.  Untuk mendapatkan flashdisk yang berkualitas, berikut tips memilih flashdisk.

·        Pilih merk yang direkomendasikan oleh orang yang mempunyai pengalaman menggunakannya. Sumber informasinya bisa melalui forum-forum yang membahas tentang flashdisk

·        Pilih flashdisk dengan kapasitas yang sesuai dengan kebutuhan. Jika flashdisk yang tujuannya untuk transfer file dokumen, dengan flashdik yang ukuran 2 GB sudah memadai. Namun jika flashdisk yang tujuannya untuk transfer file foto, gambar, musik atau video maka gunakan flashdisk dengan ukuran diatas 2 GB.

·        Pilih flashdisk yang memiliki casing yang kuat. Karena salah satu kegunaan flashdisk untuk kebutuhan menyimpan data, jangan sampai Anda kehilangan data hanya karena flashdisk Anda rusak.

·        Jangan tergiur dengan harga flashdisk yang murah. Carilah terlebih dahulu perbandingan harga sebelum membeli flashdisk, jika ada harga yang jauh di bawah harga pasaran perlu diwaspadai. 

Untuk mendapatkan harddisk eksternal yang berkualitas, berikut tips memilih harddisk eksternal. 

·        Pilih harddisk eksternal yang memiliki kapasitas sesuai dengan kebutuhan. Harddisk eksternal yang tersedia di pasaran mulai dari 500 GB hingga 2 TB

·        Belilah harddisk eksternal di toko yang menyediakan garansi. Ada merek harddisk eksternal yang memberikan garansi hanya 1 tahun dan ada juga yang memberikan garansi hingga 3 tahun. Yang memberikan garansi 1 tahun harddisk eksternal merk Toshiba sedangkan yang memberikan garansi 3 tahun harddisk eksternal merk Seagate, Transcend, Adata dan  Western Digital 

8      Tempat Kartu Nama

Tempat kartu nama dibutuhkan oleh karyawan kantor untuk meletakkan kartu namanya di meja tempat ia bekerja. Jika ia ingin memberikan kartu namanya kepada rekan bisnis yang berkunjung ke kantornya maka dengan mudah ia mengaksesnya. Tempat kartu nama bukan hanya sekedar untuk meletakkann kartu nama, namun ada kesan profesional dibaliknya. Agar Anda tampak profesional di mata klien ataupun rekan bisnis berikut tips memilih tempat kartu nama :

·        Pilih warna yang menggambarkan siapa Anda, misalnya mereka yang bekerja sebagai sales atau custumer service warna navy dan hitam sangat cocok bagi mereka. Warna merah dan kuning sangat cocok untuk mereka yang bekerja dibidang fashion.

·        Pilih tempat kartu nama dengan desain yang simpel, yang memudahkan Anda mengambil kartu nama bukan sebaliknya  

9      Stempel

Stempel dibutuhkan karyawan kantor sebagai pengesahan dokumen juga transaksi yang telah dilakukan. Ada 4 jenis stempel yang umum dikenal di dunia perkantoran, antara lain :

·        Stempel Runaflek : yaitu stempel yang sering kita jumpai di kehidupan sehari-hari. Stempel ini dibuat dari karet yang diukir menggunakan tangan, namun saat ini pembuatannya sudah menggunakan mesin. Stempel ini sekarang dianggap kurang praktis karena menggunakan bantalan tinta serta hanya bisa menggunakan satu warna saja.

·        Stempel Emboss : yaitu stempel yang terbuat dari logam sehingga lebih tahan lama. Cara menggunakan stempel ini dengan menekannya di atas permukaan dokumen sehingga muncul reliefnya. Stempel ini dianggap praktis karena tidak menggunakan tinta serta bantalannya, selain itu dari segi keamanan stempel ini relatif aman karena sulit dipalsukan

·        Stempel Lak/Wax : yaitu stempel yang menggunakan lilin dalam mengahasilkan cetakan pada dokumen. Cara menggunakan setempel ini dengan membakar lilin lalu menteskannya diatas dokumen sebelum lilin tersebut kering maka ditekan dengan stempel sehingga menghasilkan cap pada dokumen tersebut.

·        Stempel Flash : yaitu stempel yang menggunakan karet, namun bedanya dengan stempel runaflex stempel ini tidak memerlukan bantalan tinta. Tinta diserap lalu disimpan di dalam karet stempel dan tahan dalam waktu yang lama. 

10     Meja dan Kursi

Meja dan kursi dibutuhkan karyawan kantor sebagai tempatnya melakukan aktivitas menyelesaikan pekerjaan yang dibebabankan kepadanya. Agar karyawan nyaman dalam bekerja mereka membutuhkan meja yang mampu mendukung mereka dalam beraktivitas. Berikut ini tips memilih meja kantor . 

·        Pilih meja kantor yang berkualitas. Adapaun poin yang diperhatikan luas dan kekuatan meja dalam menampung banyak file, selain itu laci meja juga harus mudah untuk dibuka dan ditutup dengan sempurna.

·        Pilih meja kantor yang luasnya sesuai dengan luas ruangan. Jangan sampai meja kantor lebih luas dari ruangan sehingga membuat ruangan menjadi sempit sekali. Ruangan yang sempit membuat mobilitas di dalam ruangan akan terganggu.

·        Pilih meja kantor yang sesuai dengan kebutuhan pekerjaan. Jika dalam bekerja menggunakan komputer, carilah meja kerja yang menyediakan tempat keyboard, CPU dan printer. Dengan begitu selain praktis juga menghemat pemakaian ruangan.

·        Tips memilih meja kantor berikutnya adalah membeli meja kantor di toko yang memberikan layanan purna jual. Hal ini untuk mengatasi permasalahan terjadinya ketidaksesuaian antara barang yang dipesan denga n barang yang datang. Jika toko tidak menyediakan layanan purna jual kesalahan pembelian tidak bisa dikomplainkan. 

Selain meja kantor, tentu saja kursi kantor juga harus diperhatikan, karena kursi dan meja adalah tempat karyawan menghabiskan waktunya selama bekerja. Berikut ini tips memilih kursi kantor yang baik untuk karyawan. 

·        Pilih dudukan kursi yang mudah untuk diatur tingggi dan rendahnya. Setiap orang memiliki postur tubuh yang berbeda-beda, ada yang tinggi, ada yang sedang, dan ada yang pendek. Agar semua karyawan kantor yang berbeda postur tubuhnya itu nyaman dalam bekerja, mereka diberikan kursi yang mudah mereka atur tinggi rendahnya dudukan kursi sesuai dengan kenyamanan mereka masing-masing.

·        Pilih dudukan kursi yang memberikan keleluasaan pagi penggunanya.

·        Pilih sandaran kursi yang mudah untuk disesuaikan dengan punggung. Selain dudukan, sandaran kursi juga harus mampu memberikan kenyamanan kepada karyawan ketika bekerja. Oleh karena itu kursi dengan sandaran yang bisa disesuaikan dengan postur tubuh karyawan akan menjadi pilihan yang tepat.

·        Pilih bentuk sandaran kursi yang lengkung. Bentuk sandaran kursi yang lengkung mampu memberikan kenyamanan bagi punggung, karena menjaga punggung tetap tegak walaupun dalam waktu yang lama bekerja.

·        Pilih kursi yang memiliki lengan. Dengan adanya lengan kursi tumpuan badan terhadap leher dan pundak akan berkurang

·        Pilih bantalan kursi yang nyaman. Bantalan kursi yang nyaman itu tidak terlalu lembut juga tidak terlalu keras. Jika terlalu lembut tidak sempurna menumpu tubuh, jika terlalu keras membuat tidak nyaman diduduki dalam waktu lama.

·        Tips memilih kursi selanjutnya  pilih kursi yang kakinya beroda. Kursi dengan kaki beroda akan mudah untuk dipindahkan tanpa harus repot mengangkatnya. Kursi dengan kaki beroda sangat dibutuhkan karyawan yang posisinya sering berpindah-pindah.

·        Pilih kursi yang memiliki sandaran kepala. Setelah seharian bekerja, leher akan terasa kaku oleh karena itu untuk membuatnya rileks kembali dengan menyandarkannya.

11     Komputer
Perangkat komputer dibutuhkan karyawan kantor untuk mengerjakan pembuatan dokumen, pembuatan laporan, pembuatan jadwal kerja, mengedit gambar, mengedit video sekaligus tempat penyimpanan file yang berbentuk teks, gambar maupun video. Untuk melengkapi karyawannya dengan komputer, sebuah kantor tentu saja harus mempertimbangkan spesifikasi komputer yang mampu mengakomodasi pekerjaan karyawannya. 

    

     Jika pekerjaan karyawannya tergolong ringan. Hanya berkutat dengan hal-hal pembuatan dokumen, laporan dan pembukuan maka spesifikasi komputer biasa sudah cukup. Namun jika pekerjaan karyawannya tergolong berat, ada kegiatan editing video dan desain maka dibutuhkan spesifikasi komputer berat. Berikut perbandingan spesifikasi komputer biasa dan komputer berat. 
 

Spesifikasi	Komputer Biasa	Komputer Berat
Processor	Dual Core, Core 2 Duo, Quad Core Celeron	Minimal Core i3, Core i5, Core i7
RAM	Minimal 2GB	Minimal 4GB
Hardisk	Minimal 320GB	Minimal 500Gb
Aksesoris	DVD RW, Speaker	DVD RW (Harus), Speaker
VGA	On Board	Minimal 2Gb
Monitor	16 Inch	Minimal 16 Inch

 
12     Printer & Scanner
Printer dibutuhkan karyawan kantor untuk mencetak dokumen dari perangkat komputer sedangkan scanner untuk membuat salinan dokumen atau bisa juga untuk memperbanyak dokumen. Ketika kantor memutuskan untuk membeli printer, maka akan dihadapkan pada banyak merek dan tipe yang akan membuat bingung kira-kira printer mana yang paling tepat untuk kantor. Untuk itu perlu menyimak tips membeli printer kantor berikut ini : 
·        Jika suatu kantor memiliki aktivitas pencetakan yang banyak maka pilihlah printer laser, namun apabila memiliki aktivitas pencetakan yang sedikit maka pilihlah printer inkjet.
·        Jika suatu kantor membutuhkan hasil cetakan hitam putih yang banyak maka pilihlah printer monokrom, namun jika membutuhkan hasil cetakan warna yang banyak maka pilihlah printer warna.
·        Jika suatu kantor mencetak dalam jumlah yang banyak maka kecepatan printer perlu dipertimbangkan agar efisiensi waktunya terpenuhi.
·        Pilihlah printer yang mampu memberikan efisiensi biaya yang lebih tinggi. Untuk itu sebelum memutuskan membeli suatu printer lakukan perbandingan harga terlebih dahulu.
 

Saat ini, selain printer keberadaan scanner di sebuah kantor juga tidak kalah penting. Untuk memenuhi kebutuhan scanner di kantor, berikut tips memilih scanner untuk kantor. 
·        Pilih scanner yang memiliki resolusi yang sesuai dengan kebutuhan kantor. Untuk publikasi sederhana cukup scanner dengan resolusi 300dpi (dots per inch), namun jika membutuhkan resolusi yang tinggi untuk keperluan mencetak lebih besar pilih scanner dengan resolusi 2400 dpi.
·        Pertimbangkan seberapa besar area pemindai yang dibutuhkan kantor, apakah cukup dengan area pemindai ukuran A4 atau memerlukan area pemindai yang lebih besar.
·        Sebelum membeli scanner lakukan perbandingan harga terlebih dahulu agar mendapatkan scanner yang terbaik dengan harga yang terbaik juga. Selain itu, garansi dan layanan servis juga harus mencakup dalam pertimbangan harga.
 

13     Mesin Fotokopi
Mesin fotokopi dibutuhkan karyawan kantor untuk memperbanyak dokumen baik untuk keperluan dalam kantor maupun luar kantor. Ketika kantor dihadapkan pada kebutuhan memperbanyak dokumen maka pilihannya ada dua yaitu mencetak atau mengcopy. Namun apabila dalam jumlah yang banyak memperbanyak dokumen dengan mengcopy akan lebih ekonomis daripada mencetaknya, oleh karena itu ketersediaan mesin fotokopi bagi kantor sesuatu yang harus. Berikut ini tips memilih mesin fotokopi untuk kantor.
·        Pilih mesin fotokopi yang sesuai dengan anggaran kantor. Mesin fotokopi dengan kecepatan mengah dinilai lebih ideal untuk aktivitas kantor karena harganya relatif lebih terjangkau.
·        Pilih mesin fotokopi yang memiliki tempat servis yang mudah untuk dicari. Jika suatu saat mesin fotokopi mengalami permasalahan yang harus ditangani tukang servis maka tidak memerlukan waktu tunggu yang lama sehingga tidak ada aktivitas yang terganggu.
·        Pilih mesin fotokopi yang perawatannya bisa dilakukan sendiri. Jika mesin fotokopi bisa dilakukan sendiri maka keawetan mesin fotokopi tersebut lebih lama. Selain itu akan mengurangi biaya untuk perawatan mesin fotokopi tersebut.
 

 
14     Mesin Penghancur Kertas
mesin penghancur kertas dibutuhkan karyawan kantor untuk menghancurkan dokumen yang sifatnya penting atau menyangkut rahasia perusahaan. Tidak semua hal boleh diketahui semua orang, oleh karena itu dokumen yang harus dibuangpun harus diseleksi, tidak boleh dibuang sembarangan. Ada baiknya dokumen yang memuat hal-hal penting yang tak layak dipublikasi sebelum dibuang  dihancurkan terlebih dahulu untuk menghindari dibaca oleh orang lain. Berikut ini tips memilih mesinpenghancur kertas untuk kantor.
·        Pilih merek mesin penghancur kertas yang memiliki garansi. Tidak semua kerusakan mesin penghancur kertas bisa diprediksi oleh karena itu dibutuhkan garansi yang akan mengurangi biaya perbaikannya.
·        Pilih mesin penghancur kertas yang memiliki ruang kertas masuk yang sesuai dengan dokumen yang sering dihancurkan. Hal ini juga menjadi pertimbangan untuk berapa lembar kertas yang mampu dihancurkan sekali jalan.
·        Pilih mesin penghancur kertas dengan hasil potongan yang memang sulit untuk dibaca lagi. Tujuan dokumen dihancurkan agar tidak bisa dibaca oleh orang lain oleh karena itu hasil potongan mesin penghancur kertas jangan sampai diabaikan.
·        Pilih mesin penghancur kertas yang memiliki volume bak penampung sesuai dengan kebutuhan kantor. Hal ini berdasrkan banyak dan seberapa sering sebuah kantor melakukan penghancuran dokumen.

 
15     Mesin Absensi
Mesin absensi dibutuhkan kantor untuk melihat kedisiplinan karyawannya, jam berapa ia datang ke kantor dan jam berapa ia pulang dari kantor. Berikut ini tips memilih mesin absensi untuk kantor.
·        Pilih mesin absensi sesuai dengan kebutuhan kantor. Saat ini, mesin absensi tidak hanya sekedar untuk menegakkan disiplin karyawan namun sudah berkembang bisa diintegrasikan dengan sistem yang lain, contohnyaa sistem penggajian. Misalnya suatu kantor yang menerapkan pemotongan gaji bagi karyawan yang bolos kerja atau memberikan tambahan gaji bagi karyawan yang rajin. 
·        Pilihlah mesin absensi yang sesuai dengan jumlah karyawan. Suatu mesin absensi sudah dirancang untuk jumlah karyawan tertentu, jangan sampai terkesan berlebihan. Hal ini untuk menghemat biaya serta keefektifan kehadiran mesin absensi itu sendiri.
·        Pilih mesin absensi dengan fitur yang mudah diakses. Setiap mesin absensi mempunyai fitur sendiri, pastikan fitur mesin absensi yang anda pilih sesuai dengan kebutuhan kantor dan mudah untuk menggunakannya.
·        Pilih mesin absensi yang sesuai dengan anggaran serta memiliki layanan purna jual yang baik.

 
16     Lemari Arsip
Lemari arsip atau filling cabinet dibutuhkan karyawan kantor untuk menyimpan dokumen, tujuannya selain untuk kerapian juga memudahkan pencarian ketika suatu saat dokumen tersebut dibutuhkan. Berikut ini tips memilih lemari arsip untuk kantor.
·        Pilih lemari arsip yang memiliki kualitas bahan yang tahan lama. Hal ini bertujuan untuk tidak terlalu sering melakukan pemindahan arsip karena bolak balik mengganti lemarinya. Semakin sering melakukan pemindahan maka akan semakin terbuka peluang tercecernya arsip yang akan menyusahkan ketika diperlukan dikemudian hari.
·        Pilih lemari arsip yang ukurannya mampu menampung semua arsip yang akan disimpan, selain itu ukuran lemari arsip juga harus disesuaikan dengan lebar ruangan tempat meletakkan lemari arsip tersebut.
·        Pilihlah lemari arsip dengan model yang mampu menambah keindahan ruangan, jangan sampai kehadiran lemari arsip tampak sebagai pemenuh ruangan yang membuat orang yang melihatnya terasa sumpek.
 

17     Telepon dan Mesin Faks
Perangkat telepon dibutuhkan karyawan kantor untuk melakukan komunikasi agar urusan bisnisnis berjalan lancar. Sedangkan mesin faks selain untuk komunikasi juga untuk mengirim dan menerima dokumen dari rekan bisnis. Dalam dunia perkantoran dikenal telepon PABX (Private Automatic Branch Exchange), yaitu sistem yang menghubungkan jaringan antar telepon di dalam suatu kantor atau perusahaan untuk mempermudah komunikasi. Misalnya divisi pemasaran ingin mengetahui berapa jumlah produksi saat ini, ia tidak perlu mendatangi langsung divisi produksi cukup dengan meneleponnya saja. Berikut ini tips memilih PABX untuk kantor.
·        Pilih PABX yang mampu menampung semua jaringan telepon yang ada di kantor atau perusahaan tersebut.
·        Pilih PABX yang bisa di upgrade kapasitasnya sehingga memudahkan jika suatu saat dibutuhkan penambahan jaringan telepon.
·        Pilih PABX yang memiliki fitur yang sesuai dengan kebutuhan kantor, beberapa fitur yang bisa dipilih fitur call transfer, fitur caller ID, fitur conference call, fitur auto attendant dan fitur call forwarding
 

 
Terkadang suatu kantor membutuhkan pengiriman dokumen yang cepat, oleh karena itu dibutuhkan mesin fax yang bisa melakukannya. Berikut ini tips memilih mesin fax untuk kantor : 
·        Pilih mesin fax yang mudah dalam penggunaannya sehingga siapa saja bisa menggunakan tanpa memerlukan orang khusus yang bisa menggunakannya.
·        Pilih mesin fax yang memiliki kualitas hasil pengirimannya bagus sehingga mudah untuk membaca dokumen yang dikirimkan oleh orang lain. Jika suatu dokumen mudah dibaca maka cepat pula responnya
·        Pilih mesin fax yang mampu menampung banyak kertas sehingga tidak perlu repot bolak balik mengganti kertas.
·        Pilih mesin fax yang memiliki kecepatan yang bagus sehingga tidak menghabiskan waktu ketika mengirm dokumen ataupun saat menerima dokumen.
·        Pilih mesin fax dengan suara yang tidak berisik sehinggag tidak mengganggu orang lain yang sedang bekerja.
 
18     Mesin Hitung Uang
Mesin hitung uang dibutuhkan karyawan kantor selain mempercepat proses penghitungan juga menghindari kesalahan penghitungan. Berikut ini tips memilih mesin hitung uang untuk kantor : 

·        Pilih merek mesin hitung uang yang memberikan garansi resmi. Garansi resmi akan memberikan kemudahaan perbaikan dan menekan biaya perbaikan.
·        Pilih mesin hitung uang dengan harga yang sesuai dengan budget kantor.
·        Pilih mesin hitung uang yang mampu menghitung uang yang dibutuhkan, karena ada mesin hitung uang yang hanya mampu menghitung mata uang tertentu
·        Pilih mesin hitung uang yang bisa dipindah-pindah sehingga mudah penyimpanannya.
 
19     Proyektor
Proyektor dibutuhkan karyawan kantor untuk keperluan presentasi ketika rapat. Dengan adanya alat ini memudahkan penampilan data-data yang akan dibahas dalam rapat. Berikut tips memilih proyektor untuk kantor : 

·        Pilih proyektor yang sesuai dengan kebutuhan dimana proyektor tersebut akan digunakan, apakakah diruangan yang kecil atau drungan yang besar.
·        Pilih proyektor dengan fitur yang memudahkan dalam mengoperasikannya. Ada proyektor yang menggunakan port USB, port VGA, port SD card, dan port HDMI
·        Pilih proyektor dengan merek yang terpecaya, selain kualitasnya bagus tempat servisnya pun mudah ditemukan
 
20     Kalkulator
Kalkulator dibutuhkan karyawan kantor untuk menghitung data yang bersifat angka. Tujuannya selain untuk mempercepat juga menghindari kesalahan penghitungan. Berikut ini tips memilih kalkulator untuk kantor : 

·        Pilih kalkulator yang menampilkan angka jelas terlihat, tidak samar sehingga menyebabkan salah dalam perhitungan
·        Pilih kalkulator dengan jarak tombol yang tidak terlalu rapat, karena apabila terlalu rapat kesalahan dalam penekanan tombol bisa saja terjadi.
·        Pilih kalkulator yang menampilkan digit yang banyak setidaknya minimal 10 digit. Tampilan digit yang sedikit membuat perhitungan menjadi lama.
·        Tips memilihkalkulator berikutnya, pilih kalkulator yang daya tahan baterai lebih awet.
·        Pilih kalkulator yang memberikan garansi. Garansi akan memangkas biaya perbaikan kalkulator tersebut jika suatu saat bermasalah.
 
21     Numerator
Numerator dibutuhkan karyawan kantor untuk memberi penomoran pada dokumen. Tujuannya selain untuk sistematis nomor dokumen juga mempermudah pencarian ketika dibutuhkan. Dengan adanya numerator pekerjaan membuat penomoran yang biasanya dilakukan manual dan secara berulang-ulang menjadi lebih mudah. Contohnya ketika membubuhkan tanggal pada invoice di hari yang sama, tak perlu repot menulis satu persatu lagi tinggal pakai numerator saja. 
 

22     Perforator
Perforator atau pelubang kertas dibutuhkan karyawan kantor  untuk memberikan lobang pada dokumen yang akan disimpan.  Jenis perforator beradasarkan kemampuannya membuat lubang, ada perforator satu lubang biasanya digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, ada perforator 2 lubang dan 5 lubang kedua jenis perforator ini biasanya digunakan untuk melubangi dokumen yang akan disimpan pada ordner.
 

23     Stapler
Stapler atau lebih umum dikenal dengan sebutan hekter dibutuhkan karyawan kantor untuk menyatukan lembaran kertas dokumen yang perlu disatukan. Tujuannya selain untuk kerapian juga  agar tidak tercecer. Berikut ini tips memilih stapler untuk kantor :

·        Pilih stapler yang sesuai dengan kebutuhan, ada stapler yang berfungsi menyatukan lembaran yang sedikit dan ada juga stapler yang berfungsi menyatukan lembaran yang banyak.
·        Pilih stapler yang mudah digenggam ketika menggunakannya.
·        Pilih stapler yang memuat banyak isi agar tidak repot bolak balik mengisi ketika habis
·        Pilih stapler yang ada staples removernya. Stapler remover digunakan untuk membuka stapler yang salah. Dengan adanya stapler remover tidak perlu lagi membeli alat khusus sehingga hemat biaya
 
24     Alat  Sortir
Alat sortir dibutuhkan karyawan kantor untuk memisahkan mana dokumen masuk, dokumen keluar dan dokumen yang sedang diproses. 
 

25     Rotary Filing
Rotary filing dibutuhkan karyawan kantor untuk menyimpan dokumen. Bedanya dengan lemari arsip bentuknya bulat sehingga memudahkan pencarian dokumen yang dibutuhkan