Pengadaan Personil Kantor

 

Akan ada masanya suatu kantor membutuhkan personil kantor yang baru. Personil kantor yang baru dibutuhkan untuk mengisi posisi yang kosong. Kekosongan suatu posisi banyak penyebabnya dintaranya pindah tugas, sakit dalam jangka waktu yang lama, meninggal dunia, pengembangan jaringan bisnis, penambahan divisi kerja dan lain sebagainya. Ketika kantor dihadapkan permasalahaan pengadaan personil kantor maka ada tiga langkah yang umum dilakukan yaitu analisa jabatan, rekruitmen dan seleksi. Agar mendapatkan pemahaaman yang baik tentang ketiga hal tersebut, mari kita simak pembahasannya.
 
1      Analisa Jabatan
Analisa Jabatan atau dalam bahasa Inggris Job Analysis adalah kegiatan menganalisa bagaimana suatu pekerjaan dilakukan dan siapa yang layak untuk mengerjakannya.
Tujuan Analisa Jabatan
a)   Mempermudah proses manajerial karena dengan adanya analisa jabatan seorang pegawai ditempatkan sesuai dengan kamampuannya
b)   Sebagai sarana rekruitmen karena dengan adanya analisa jabatan seorang pegawai ditempatkan sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan perusahaan
c)   Mengetahui kinerja karyawan karena dengan adanya analisa jabatan perusahaan bisa mengukur apakah kinerja seorang pegawai sudah memenuhi standar kerja yang telah ditentukan perusahaan
d)   Dasar penentuan gaji karyawan karena dengan adanya analisa jabatan tingkat kesulitan pekerjaan dan besarnya tanggung jawab yang diemban seorang pegawai dengan jelas bisa diketahui
e)   Menjadi dasar pengambilan keputusan tentang perlunya pelatihan dan pengembangan karyawan karena dengan adanya analisa jabatan akan terlihat hal-hal apa saja yang perlu ditingkatkan agar kinerja seorang pegawai mampu memnuhi tujuan persahaan.
 
Manfaat Analisa Jabatan
a)   Dengan adanya analisa jabatan masalah yang sedang dihadapi karyawan bisa diatasi
b)   Dengan adanya analisa jabatan karyawan ditempatkan diposisi tepat karena sesuai dengan kemampuan yang ia miliki
c)   Dengan adanya analisa jabatan perusahaan dengan mudah melakukan penilaian siapa karyawannya yang layak mendapatkan promosi jabatan
d)   Dengan adanya analisa jabatan tumpang tindih suatu pekerjaan bisa dihindari
e)   Dengan adanya analisa jabatan memberikan arah terhadap perkembangan peusahaan
 
Aspek Analisa Jabatan
a)   Uraian pekerjaan atau job description adalah rangkaian pekerjaan yang dibebankan kepada karyawan untuk dilaksanakan karena sudah menjadi tanggung jawabnya
b)   Spesifikasi pekerjaan atau job spesification adalah persyaratan kemampuan yang harus dimiliki oleh seseorang dalam melakukan suatu pekerjaan tertentu.
c)   Evaluasi pekerjaan atau job evaluation adalah penyesuaian antara tanggung jawab yang harus diemban dengan besarnya gaji yang diterima oleh seorang karyawan.
 
Metode Analisa Jabatan
a)   Kuesioner yaitu mengidentifikasi tanggung jawab karyawan dengan serangkaian pertanyaan terstruktur
b)   Observasi yaitu mencari informasi mengenai tanggung jawab karyawan dengan mengamatinya ketika melakukan pekerjaan
c)   Wawancara yaitu mengumpulkan informasi melalui wawancara dengan karyawan lalu informasi yang didapat dari karyawan lalu membandingkannya dengan informasi yang diperoleh melalui supervisor
d)   Catatan Karyawan yaitu mengumpulkan informasi dengan menyuruh karyawan membuat catatan kegiatan ketika melakukan pekerjaannya
e)   Kombinsi Metode yaitu mengumpulkan informasi dengan menerapkan beberapa metode
 
2      Rekruitmen
Rekruitmen adalah proses mencari karyawan yang memenuhi persyaratan yang telah ditentukan untuk mengisi posisi pekerjaan yang sedang dibutuhkan. Rekruitmen dilakukan dengan  berbagai cara, antara lain:
a)   Membuat iklan lowongan kerja melalui media massa, baik itu melalui media cetak (koran, majalah, brosur, dll) juga media elektronik (radio . televisi, dll)
b)   Melalui rekomendasi dari pihak internal perusahaan yaitu karyawan perusahaan merekomendasikan anggota keluarga, saudara, teman atau kenalannya untuk mengisi lowongan yang tersedia di perusahaan dengan catatan sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan karyawan.
c)   Melalui kerjasama dengan perusahaan penyedia tenaga kerja
d)   Melalui kerjasama dengan lembaga pendidikan.  Perusahaan memberikan kualifikasi yang dibutuhkannya lalau pihak pendidikan (sekolah, universitas, dll) mencari anak didiknya atau alumni yang sesuai dengan kualifikasi tersebut.
e)   Melalui kerjasama dengan lembaga pemerintahan, dalam hal ini Departemen Tenaga Kerja. Departemen tenaga Kerja menginformasikan kepada khalayak ramai bahwa ada perusahaan yang sedang membutuhkan karyawan. Upaya ini merupakan salah satu cara Departemen Tenaga Kerja mengurangi pengangguran di negeri ini.
 
Berdasarkan penjelasan di atas, maka dapat diambil kesimpulan bahwa rekruitmen bisa dilakukan secara internal maupun eksternal. Lalu mana yang lebih baik diantara keduanya? Keduanya sama-sama baik karena keduanya memiliki kelebihan sekaligus kekurangan juga. Kelebihan rekruitmen internal akan berdampak positif kepada karyawan diantaranya menambah semangat bekerja karyawan, mendorong karyawan lebih memacu potensi dirinya, membuat karyawan lebih setia kepada perusahaan. Sedangkan kelemahan rekruitmen internal ini yaitu karena lebih cenderung mengutamakan masa bekerja atau senioritas mengakibatkan karyawan yang memiliki kualifikasi tidak mendapatkan kesempatan. Disamping itu pihak luar yang memiliki kualifikasi pun tidak memiliki kesempatan bergabung dengan perusahaan.
 
Kelebihan rekruitmen eksternal akan membuka peluang mendapatkan karyawan dengan kualifikasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Sedangkan kelemahan rekruitmen eksternal ini akan menciptakan persaingan antara karyawan baru dengan karyawan lama bahkan akan menyebabkan menurunnya semangat kerja karyawan yang lama karena merasa tidak dihargai perusahaan atau tidak memiliki jenjang karir yang cemerlang.
 
3      Seleksi
Seleksi adalah proses pemilihan karyawan yang akan diterima bekerja di perusahaan berdasarkan kualifikasi yang telah ditentukan perusahaan sebelumnya. Secara umum kriteria karyawan yang dibutuhkan perusahaan antara lain disiplin, mau bekerja keras, bisa bekerja dibawah tekanan, bertanggung jawab, cerdas, dan inovatif.

Proses seleksi dilakukan secara bertahap, berikut tahapan dalam melakukan seleksi karyawan
1      Meyeleksi Surat Lamaran
Ketika informasi lowongan kerja dipublikasikan maka pelamar akan mengirimkan surat lamarannya. Surat lamaran yang masuk bisa berjumlah puluhan, ratusan, bahkan ribuan. Dari semua surat lamaran yang masuk harus diseleksi mana yang memenuhi persyaratan dan mana yang tidak memenuhi persyaratan. Surat lamaran yang memenuhi persyaratan maju ketahap seleksi berikutnya, sedangkan surat lamaran yang tidak memenuhi persyaratan maka dianggap gugur. Oleh karena itu sangat penting sekali melengkapi surat lamaran dengan persyaratan yang telah ditentukan.
2      Mengisi Form Lamaran
Pelamar kerja yang surat lamarannya lolos seleksi persyaratan diminta mengisi form lamaran untuk mendapatkan data-data yang lengkap tentang pelamar.
3      Memeriksa Referensi Pelamar
Data pelamar kerja yang telah diperoleh dari pengisisan form lamaran perlu diketahui kebenarannya untuk mengantisipasi pelamar kerja yang bermasalah. Perusahaan akan menghubungi referensi pelamar kerja lalu mencocokkan informasi yang diperoleh dari referensi dengan data dari si pelamar. Apabila data yang diberikan si pelamar sesuai dengan data dari referensi maka si pelamar layak dipertimbangkan, namun apabila data dari si pelamar tidak sesuai dengan data dari referensi maka si pelamar tidak layak dipertimbangkan.
4      Wawancara Pendahuluan
Wawancara pendahuluan dilakukan untuk menggali informasi lebih dalam lagi tentang si pelamar sekaligus menilai kepribadian si pelamar seperti penampilan, sikap, dan hal lainnya yang bisa di perhatikan secara langsung.
5      Tes Penerimaan
Setelah data dari si pelamar sudah cukup maka selanjutnya mengetahuai kemampuan si pelamar dalam mengemban tugasnya nanti. Rangkaian tes ini bermacam-macam tergantung kebijakan perusahaan ada yang mengadakan tes tertulis, tes fisik, tes pengetahuan dan lain sebagainya.
6      Tes Psikologi
Seorang pelamar tidak cukup dengan memiliki keterampilan dan kemampuan dalam mengerjakan pekerjaannya akan tetapi perlu juga memiliki mental yang sehat. Oleh karena itu perusahaan melakukan tes psikologi kepada si pelamar untuk mengetahui apakah mentalnya sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Biasanya perusahaan yang menerapkan tes ini adalah perusahaan yang memiliki target yang tinggi sehingga mereka membutuhkan karyawan yang mampu bekerja dibawah tekanan.
7      Tes Kesehatan
Kesehatan sangat berperan dalam menunjang produktivitas karyawan oleh karena itu perusahaan membutuhkan karyawan yang memiliki kesehatan yang baik bukan yang sering sakit. Karyawan yang sering sakit akan menyebabkan pekerjaannya terbengkalai yang akan mengganggu sistem kerja yang ada. Atas dasar itulah perusahaan melakukan tes kesehatan guna mendapatkan karyawan yang memiliki kesehatan yang prima.
8      Keputusan Seleksi
Setelah melewati tahap demi tahap proses seleksi maka tibalah saatnya perusahaan membuat keputusan untuk si pelamar apakah ia diterima atau ditolak. Keputusan seleksi ini ada yang disampaikan langsung oleh perusahaan, ada juga perusahaan yang tidak menyampaikannya secara langsung dengan mengirimkan surat kepada si pelamar.
9      Pengangkatan
Pelamar yang dianggap layak menjadi karyawan perusahaan akan diangkat dengan sebuah surat pengangkatan.
 
Demikianlah pembahasan  tentang pengadaan personil kantor kali ini, semoga bisa memberi manfaat bagi mereka yang sedang mencari informasi tentang bagaimana suatu kantor melakukan pengadaan karyawan atau merekrut karyawan.